LLIUREX OWNCLOUD

1.1. Introducción

Uno de los servicios que más utilizan los usuarios, es el del almacenamiento y edición de ficheros en línea (cloud computing). Ello otorga a una gran flexibilidad a los datos, ya que podemos acceder desde cualquier lugar conectado a Internet. LliureX ofrece, instalada por defecto, la aplicación LliureX OwnCloud, la cual da soporte a las funcionalidades anteriores.

Entre sus funcionalidades encontramos:

• Sincronización de archivos entre diversos equipos informáticos
• Almacenamiento seguro (cifrado de archivos)
• Compartición de archivos entre usuarios o de una manera pública
• Lector de música en línea
• Servidor de archivos WebDAV
• Calendario (permite la sincronización CalDAV)
• Administración de contactos (CardDAV)
• Editor de texto en línea
• Visor de documentos en línea (pdf, open document, etc.)
• Galería de imágenes que permite la visualización y la clasificación en álbumes
• Administración de favoritos 

1.2. Pasos previos

Como LliureX OwnCloud está instalado por defecto, lo único que tenemos que hacer es configurarlo accediendo al Centro de control de LliureX, mediante el menú: Aplicaciones -> Administración LliureX -> Zero Center, Centro de control de LliureX.

Una vez seleccionado, se muestra una ventana mediante la cual podemos acceder a la herramienta de configuración de la aplicación (pestaña Software).

A continuación, se muestra una ventana donde hay varios datos que ya están rellenos, y otros que tenemos que introducir nosotros (las contraseñas).

Tras introducirlas, pulsamos el botón Aceptar y comienza el proceso, el cual termina con un mensaje, en la parte inferior, que indica que todo ha ido correctamente.

 

Pulsamos el botón Cerrar y observamos que, el botón que hemos pulsado en el Centro de control, ha cambiado e indica que la aplicación está configurada.

1.3. Acceso a la aplicación

Para acceder a la aplicación, tenemos que abrir un navegador y escribir la siguiente dirección:

https://owncloud

Tras aceptar la excepción de seguridad (debido a que entramos con https), se muestra una ventana donde debemos introducir un usuario y contraseña (los del administrador de owncloud que hemos configurado en el paso anterior), y pulsar el botón Entrar.

Es entonces cuando se muestra una ventana con diferentes partes:

• Una barra superior que contiene:
  • Un menú de selección de aplicaciones, ubicado en la parte izquierda.
  • Una caja de búsqueda.
  • Un menú personal con diferentes funciones para configurar la aplicación y el usuario.
• Una parte central que contiene:
  • Una barra de navegación, en la parte izquierda, que permite acceder a las diferentes secciones (dependiendo de la aplicación seleccionada).
  • Una vista de sección, que contiene:
    • Una barra superior que incluye: la ruta actual, un botón Nuevo y un botón de subida.
    • Una zona inferior donde se muestran los ficheros y carpetas, así como su contenido.
• Una parte inferior que contiene:
  • Un enlace a los archivos eliminados.
  • Un botón que muestra la ruta a utilizar para el acceso vía WebDAV.

1.4. Operaciones

 
Entre las operaciones disponibles, existen algunas que sólo pueden ser realizadas por el administrador, y otras que pueden ser ejecutadas por cualquier usuario:

• Gestión de usuarios (administrador)
• Gestión de grupos (administrador)
• Gestión de archivos y carpetas (todos los usuarios)
• Gestión de la actividad (todos los usuarios)
• Gestión de las imágenes (todos los usuarios)
• Gestión de los favoritos (todos los usuarios)

IMPORTANTE: Si queremos cambiar el idioma, lo primero que tendremos que hacer, tras identificarnos, será pulsar el menú personal y seleccionar la opción Personal. En la pantalla que se muestra, un poco más abajo, aparece un desplegable que permite cambiar dicho idioma (ver imagen inferior).

1.4.1. Gestión de usuarios

El primer paso, una vez hemos accedido como administrador, es el de configurar los usuarios y sus espacios de disco. Para ello, seleccionamos nuestro menú personal, el cual se despliega, y accedemos a la opción Usuarios, la cual muestra una pantalla con una lista de los usuarios.

Por defecto, están todos los usuarios dados de alta en la aplicación LMD. En el ejemplo, si nos fijamos en la parte izquierda, se muestran grupos de administradores, profesorado y alumnado, así como lo usuarios de cada uno de ellos. Y bajo de éstos, pulsando el icono de la rueda dentada, hace que se muestren varias propiedades importantes entre las que se encuentra el valor predeterminado de la cuota de disco (por defecto, el valor es ilimitado).

1.4.1.1. Alta de usuarios

Una operación interesante que podemos realizar es la de dar de alta un nuevo usuario. Para ello, tenemos que rellenar los datos de la parte superior con los del usuario que queremos crear y seleccionar el grupo o grupos a los que pertenece:

Una vez hecho, pulsamos el botón Crear y comienza el proceso.

1.4.1.2. Modificación de usuarios

Otra opción, que resulta bastante útil, es la de editar los datos de un usuario, concretamente podemos editar: el nombre completo, la contraseña, los grupos tanto propios como de administrador, así como la cuota. Los dos primeros, se modifican pulsando sobre el lápiz que se muestra al pasar el ratón sobre la fila, mientras que los tres últimos se modifican mediante la selección en los desplegables.

1.4.1.3. Borrado de usuarios

La tercera de las opciones, es la de eliminar un usuario. El proceso es sencillo ya que tenemos que situarnos sobre el usuario, lo que hace que se muestren los lápices y un cubo de basura al final. Pulsando el icono del cubo, se procede a la eliminación, aunque hay que tener cuidado porque no pide ningún tipo de confirmación (pero sí podemos deshacer la operación).

1.4.2. Gestión de grupos

 
El siguiente paso, para el administrador, es configurar los grupos. Por defecto, los usuarios no pertenecen a ningún grupo, pero podemos asignarles uno o varios, tanto en el momento de la creación, como posteriormente.

1.4.2.1. Alta de grupos

El proceso de alta de un grupo se realiza mediante la pulsación del botón Agregar grupo, ubicado en la parte superior izquierda.
 

Una vez pulsado, el botón se transforma en una caja de texto, donde debemos introducir el nombre del grupo, y un botón + que pulsamos al finalizar.

Tras darlo de alta, se muestra en el listado lateral izquierdo de grupos.

1.4.2.2. Borrado de grupos

Para borrar un grupo, tenemos que situarnos sobre éste, en la lista lateral, seleccionarlo y se muestra, entonces, un icono de un cubo de basura, el cual debemos pulsar para eliminar el grupo.

Al igual que en el caso del borrado de usuarios, debemos ser cautelosos porque no muestra ningún mensaje de confirmación, pero sí permite deshacer la eliminación.

En caso de que algún usuario esté incluido dentro del grupo que estamos borrando, el primero dejará de estar asignado al grupo.

1.4.3. Gestión de archivos y carpetas

Una vez hemos seleccionado, si no lo estaba ya, la aplicación Archivos, se muestra una pantalla como la descrita en el punto de acceso a la aplicación. En ella podemos realizar varias operaciones relacionadas con archivos y carpetas.

1.4.3.1. Creación y subida de nuevos elementos

Para añadir un nuevo elemento, creado por nosotros, debemos pulsar el botón Nuevo (situado en la parte superior central). Ésto hace que se muestren tres opciones:

• Archivo de texto: permite crear un archivo de texto, por lo que si pulsamos sobre éste, permite la introducción del nombre.
• Carpeta: permite la creación de una carpeta usando el mismo procedimiento que en el caso del archivo.
• Desde enlace: permite la creación de un fichero a partir de una dirección web que tendremos que introducir.

Una vez hecho, se muestra, en el listado de ficheros, el elemento creado.

Otra opción, es la de subir un fichero, creado previamente. Para ello debemos pulsar el botón de subida, ubicado a la derecha del botón Nuevo, lo que hace que se muestre un diálogo para seleccionar el fichero. Una vez seleccionado, pulsamos el botón Abrir y se añade al listado.

1.4.3.2. Renombrado de elementos

Puede darse el caso de que necesitemos modificar el nombre de algún elemento. Para comenzar, debemos situarnos sobre el fichero o carpeta que queremos modificar, y pulsar el icono del lápiz que se muestra.

Introducimos el nuevo nombre y pulsamos el tecla Intro, lo que hace que éste se modifique.

1.4.3.3. Control de versiones

OwnCloud soporta un sistema sencillo de control de versiones de archivos, lo que hace que se creen copias de los archivos. El acceso a éstos, se realiza de la siguiente manera: nos situamos sobre el fichero, se muestra un icono con el nombre Revisiones, y pulsamos sobre éste, lo que hace que se muestren las diferentes versiones.

Si queremos recuperar alguna de las versiones anteriores, tenemos que pulsar el botón Recuperar, lo que hace que se recupere esa versión automáticamente. Es importante remarcar el hecho de que no muestra ninguna confirmación, por lo que debemos ser cautelosos a la hora de restaurar un elemento.

1.4.3.4. Compartición de elementos

Una utilidad que puede interesar, sobre todo a la hora de trabajar en grupo, es la de compartir carpetas y archivos. El procedimiento es bien sencillo y comienza con la selección del elemento a compartir. Tras ello, tenemos que pulsar el botón Compartir, lo que muestra una caja de texto donde debemos introducir el nombre del usuario o grupo. A medida que vamos escribiendo, se muestran los usuarios y grupos que concuerdan con el texto.

Seleccionamos el usuario o grupo y comienza el proceso, el cual termina con la inclusión de una línea tras la caja de texto. En esta línea se muestra el nombre y los permisos que se han asignado.

Esta operación podemos realizarla tantas veces como queramos, de modo que es posible tener diferentes grupos de personas haciendo modificaciones y trabajando con documentos/carpetas compartidas.

También podemos crear un enlace para compartir el elemento con personas que no sean usuarios de OwnCloud. Para ello debemos pulsar el botón Enlace compartido y se muestra, entonces, la dirección, junto con tres opciones que permiten:

• Proteger el elemento con contraseña
• Editar el elemento
• Establecer una fecha de caducidad

Para terminar, podemos eliminar la compartición mediante la pulsación del icono del cubo de la basura.

1.4.3.5. Borrado de elementos

Además de las operaciones anteriores, existe una opción de eliminación de gran interés. Aunque el proceso es similar a los anteriores (hay que situarse encima del elemento), en este caso debemos pulsar el icono del cubo de basura, el cual cambia de color al pasar el ratón por encima.

Tras pulsarlo, se produce la eliminación del fichero sin mostrar ninguna ventana de confirmación. Aun así, tenemos una opción de acceder a los archivos eliminados, mediante la pulsación del botón (ubicado a la parte inferior izquierda) Archivos eliminados.

En caso de querer recuperar algún elemento, debemos pasar el ratón por encima del documento y se muestra el botón Recuperar, el cual hará que automáticamente se restaure dicho elemento.

1.4.4. Gestión de la actividad

A medida que el usuario va realizando tareas, éstas quedan almacenadas en un historial que está disponible en la aplicación Actividad. Para acceder a ésta, tenemos que seleccionar, en el menú de aplicaciones (parte superior izquierda), la opción Actividad, lo que hace que se muestre un listado de todas las acciones que hemos realizado, ordenadas por hora y día.

Además, cada actividad que implica un fichero permite acceder, mediante un enlace, a éste.

1.4.5. Gestión de imágenes

En ocasiones, los ficheros que subimos al servidor, son imágenes que se visualizan en miniaturas. El problema es que no se ven bien, por lo que tenemos la oportunidad de acceder a la aplicación de Imágenes (en el menú de aplicaciones), lo que hace que se muestren las imágenes con mayor tamaño y con la posibilidad de verlas en su tamaño real.

1.4.6. Gestión de favoritos

Los favoritos son, en realidad, accesos directos a elementos (archivos y carpetas), a los que poder acceder de manera rápida y sencilla. Éstos pueden ser activados de forma muy sencilla, para lo que tenemos que seleccionar la aplicación Archivos y, situándonos sobre cualquier elemento, pulsar la estrella (ubicada en la parte izquierda). Ello hace que se muestre en color amarillo.

Ahora, si seleccionamos, en la barra de navegación, la opción Favoritos, se muestran todos los elementos que se han marcado.

En caso de querer eliminar la marcación como favorito, el proceso es simple, ya que tenemos que volver a pulsar la estrella, quedando ésta desactivada.