MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DEL PMB

1. Acceso

Una vez instalada la aplicación, ésta está disponible en el menú: Aplicaciones -> Oficina -> PMB:

Lo que hace es abrir el navegador indicando la dirección del PMB en nuestro equipo. En el aula LliureX o en la instalación de bibliotecas la dirección es :

http://pmb

Por defecto, si no se ha creado ninguna cuenta de usuario, podemos conectarnos con el nombre de usuario admin y la contraseña admin (se recomienda cambiarla para mayor seguridad). El administrador del sistema puede añadir nuevos administradores y modificar, tanto los datos como los permisos de los existentes.

IMPORTANTE: Si queremos cambiar el idioma (videotutorial), lo primero que tendremos que hacer, tras identificarnos, será pulsar el icono de la rueda dentada, de la parte superior derecha de la pantalla introducir la confirmación de la contraseña actual, así como cambiar el Idioma del usuario (ver imagen inferior).

2. Pestañas

Tras identificarnos, se muestra el módulo de administración que consiste en una ventana con varias pestañas en la parte superior que muestran las diferentes funcionalidades:

• Administración: esta pestaña contiene las principales acciones que se pueden realizar sobre la aplicación en general (usuarios, ejemplares, base de datos, etc.).
• Circulación: permite realizar el control de los ejemplares, así como de la comunicación entre la biblioteca y sus usuarios.
• Catálogo: permite gestionar los registros y ejemplares que se encuentran en la base de datos de la aplicación (creación, modificación y eliminación)
• Autoridades: gestiona los autores (escritores, traductores, maquetistas, etc.) de los documentos y sus responsabilidades.
• Informes: permite obtener informes relacionados con la información almacenada.
• D.S.I. (Difusión selectiva de la información): ofrece la posibilidad de enviar información, de forma regular, a los usuarios de los resultados de un patrón de búsqueda personalizada.

2.1. Pestaña Administración

La pestaña contiene funcionalidades para la administración del PMB. Además posee un menú lateral con diversas opciones:

2.1.1. Administración

Este submenú ofrece opciones para la administración de la biblioteca:

• Ejemplares: permite definir los parámetros de la aplicación respecto a los préstamos y las estadísticas de los documentos.
• Registros: permite definir los parámetros de la aplicación para los registros.
• Autoridades: permite definir los parámetros de la aplicación para las autoridades.
• Documentos electrónicos: permite definir los parámetros de la aplicación para los documentos electrónicos.
• Colecciones: permite definir los parámetros de la aplicación para los estados de las colecciones.
• Subscripciones: permite definir la periodicidad de las subscripciones.
• Usuarios: permite obtener estadísticas sobre los usuarios, así como importarlos (videotutorial), exportarlos y migrar su identificador del número de expediente al NIA (videotutorial).
• Administradores: permite la gestión de los datos y contraseñas de los administradores.
• Contenido editorial: permite definir los parámetros de la aplicación para el contenido editorial.

Por ejemplo, si queremos crear una nueva localización para una nueva biblioteca (un aula), debemos hacer lo siguiente:

• Seleccionamos la opción Ejemplares.
• En la pantalla que se nos muestra, elegimos la ficha Localizaciones.

• A continuación pulsamos el botón Añadir una localización, introducimos los datos que se nos piden y pulsamos el botón Guardar.
• Una vez hecho, se mostrará, en el listado de Localizaciones, la recién creada.

2.1.2. Pestaña Opac

El segundo submenú , Opac (Online Public Access Catalog), permite gestionar las búsquedas que se realizan en el catálogo. Ésta contiene diversas opciones como son:

• Infopages: permite gestionar páginas que muestran información del centro o de la biblioteca.
• Lista de búsquedas: contiene búsquedas predefinidas para el usuario.
• Navegación: permite agregar diferentes tipos de navegación .
• Facetas: permite gestionar los filtros para las búsquedas.

2.1.3. Pestaña Acciones

Este submenú contiene opciones para gestionar las acciones, que no son más que consultas SQL que actúan sobre la base de datos. Estas opciones son:

• Personalizables: permite gestionar las búsquedas existentes.
• Clases: permite gestionar la clasificación de las búsquedas.

2.1.4. Pestaña Módulos

El último de los submenús contiene diferentes herramientas que facilitan las tareas de administración de la base de datos. Ésta contiene las siguientes opciones:

• Cuotas: permite establecer límites en parámetros como el número de préstamos o la duración de éstos.
• Importar: esta opción evita tener que catalogar trabajos ya catalogados, permitiendo su importación.
• Conversiones/Export: permite convertir y exportar los datos de la base de datos.
• Recolector: permite gestionar las importaciones desde diferentes conectores.
• Herramientas: contiene herramientas para el mantenimiento de lasa tablas de la base de datos.
• Z39.50: permite configurar el servidor Z39.50 para la importación de registros.
• Servicios externos: contiene servicios que pueden ser utilizados para el acceso mediante otros programas.
• Conectores: permite configurar las conexiones entrantes y salientes.
• Copia de seguridad: permite la realización/importación de copias de seguridad (videotutorial).
• Plantilla de correo electrónico: contiene plantillas de emails para su utilización.

Por ejemplo, si queremos limitar, por defecto, la duración del préstamo debemos de:

• Seleccionar la opción Cuotas.
• Seleccionar la pestaña duración del préstamo.

• En la pantalla que se nos presenta, indicamos, en el valor por defecto, el que queremos y pulsamos el botón Guardar.

2.2. Pestaña D.S.I.

Ésta pestaña de difusión selectiva de la información, permite hacer llegar a los usuarios los resultados de un perfil de búsqueda. Además contiene un menú lateral con diferentes opciones:

2.2.1. Difusión

El primer submenú permite realizar los envíos de correos electrónicos a los usuarios y contiene las opciones:

• Difundir: permite realizar una difusión automática.
• automáticas: permite gestionar las cestas automáticas.
• manuales: permite gestionar las cestas manuales.

2.2.2. Cestas

Este submenú contiene las cestas, que no son más que el lugar donde se archivan los registros o aquello que se quiere enviar. Ésta está formada por dos opciones:

• Públicas: contiene las cestas que pueden ser de interés para un grupo homogéneo de usuarios.
• Privadas: contiene las cestas que se ajustan a las necesidades de un usuario en concreto.

2.2.3. Ecuación

Este submenú contiene las búsquedas avanzadas que permiten llenar las cestas de registros. Además ésta contiene una única opción que permite gestionarlas.

2.2.4. Opciones

Este submenú contiene los tipos o clases de cestas existentes, permitiendo su gestión integral.

2.2.5. Fuente RSS

El último submenú contiene la posibilidad de que los usuarios se suscriban a las búsquedas vía RSS. Para realizar la gestión de las fuentes RSS tenemos que seleccionar esta opción.

Por ejemplo, si queremos realizar el proceso completo de creación de una difusión manual, debemos seguir los siguientes pasos:

• Crear la ecuación, para lo que seleccionamos la opción Gestión.
• En la ventana que se muestra, insertamos el nombre y pulsamos el botón Crear.

• En la siguiente pantalla, seleccionamos un campo para la búsqueda y pulsamos el botón Buscar.

• En los resultados, pulsamos el botón Transformar en ecuación DSI.
• En la siguiente pantalla, indicamos un nombre y pulsamos el botón Guardar.

• Ahora seleccionamos la opción Públicas (de la pestaña Cestas) y, en la pantalla que se muestra, indicamos el nombre y pulsamos el botón Crear.

• Rellenamos los campos del formulario y pulsamos el botón Guardar.
• Para difundirla, seleccionamos la opción manuales (de la pestaña Difusión) y, en la pantalla que se muestra, se muestran las cestas disponibles. Seleccionamos la cesta y pulsamos el botón Vaciar, rellenar y difundir.

2.3. Informes

Ésta pestaña ofrece la posibilidad de obtener informes sobre la información almacenada y contiene un menú lateral con diferentes opciones:

2.3.1. Estadísticas

Este submenú permite personalizar las estadísticas con parámetros que introduzca el usuario. Dentro de ésta tenemos dos opciones:

• Personalizables: permite editar las estadísticas introduciendo determinados parámetros.
• Personalizables: permite editar los estados introduciendo parámetros más concretos.

2.3.2. Ejemplares

El submenú Ejemplares accede a la información de los ejemplares de la biblioteca, permitiendo la visualización de los préstamos y retrasos. Ésta contiene cinco opciones:

• Préstamos actuales: muestra los ejemplares que están prestados (videotutorial).
• Retrasos por usuario: muestra los préstamos con retraso.
• Retrasos por fecha: muestra los préstamos con retraso ordenados por fecha de retorno prevista (videotutorial).
• Préstamos por grupo: similar a los préstamos por usuario, pero se agrupan según los grupos de usuarios.
• Retrasos por grupos: similar a los retrasos por usuario, pero se agrupan según los grupos de usuarios.

2.3.3. Reservas

Este submenú permite visualizar las reservas que se encuentran en el sistema. Ésta contiene dos opciones:

• Actuales: muestra las reservas que hay en este momento en el sistema.
• A procesar: muestra las reservas que no han sido apartados todavía por el personal encargado.

2.3.4. Usuarios

Este submenú se encarga de los usuarios y de sus abonos, de modo que muestra las siguientes opciones:

• Usuarios actuales: muestra los usuarios que tienen el abono activo.
• El abono caducará próximamente: muestra los usuarios cuyo abono va a caducar.
• Abono caducado: muestra los usuarios cuyo abono ha expirado.
• Categ. a cambiar: muestra los usuarios en los que no concuerda su tramo de edad con su categoría.
• Usuarios no migrados: muestra la relación de usuarios cuyo identificador no ha sido migrado al NIA.
• Usuarios duplicados: muestra la relación de usuarios repetidos.

2.3.5. Publicaciones

En éste se muestra el estado de las publicaciones periódicas, más concretamente tiene una opción que se encarga de mostrar, para cada publicación periódica, el número de ejemplares totales.

2.3.6. Códigos de barras

Aquí se permite gestionar los códigos de barras mediante una única opción que permite la generación de éstos y la impresión posterior sobre una hoja de etiquetas.

2.3.7. Temporarios

Este último submenú, nos permite la gestión de las noticias, de modo que podemos hacerlas visibles en el OPAC a modo de anuncios.

2.4. Pestaña Autoridades

Ésta contiene funcionalidades para las autoridades, es decir, los diferentes elementos que pueden ser utilizados para la búsqueda. Además tiene un menú lateral con diferentes opciones:

2.4.1. Autoridades

Este submenú contiene todas las autoridades, es decir, todos los elementos que se utilizan para categorizar y filtrar las publicaciones:

• Autores: permite la gestión de los autores (videotutorial).
• Categorías: permite la gestión de los categorías.
• Editoriales: permite la gestión de los editoriales.
• Colecciones: permite la gestión de los colecciones.
• Subcolección: permite la gestión de los subcolecciones.
• Títulos seriados: permite la gestión de los seriados (conjunto de obras diferentes de un mismo autor).
• Títulos uniformes: permite la gestión de los uniformes (una misma obra con diferentes títulos).
• Clasificaciones: permite la gestión de las clasificaciones.
• Conceptos: permite la creación de diferentes elementos: esquemas, conceptos, colecciones y colecciones ordenadas.

2.4.2. Semántica

Aquí se permite configurar elementos semánticos como son:

• Sinónimos: aquí podemos gestionar el diccionario de sinónimos.
• Palabras vacías: permite la gestión de las palabras vacías (palabras sin significado para la indexación).

2.4.3. Gestión

Este submenú contiene una única opción que nos ofrece la posibilidad de realizar la importación de autoridades a partir de un fichero.

2.5. Catálogo

La pestaña Catálogo ofrece la posibilidad de visualizar registros y ejemplares que se encuentran en la base de datos, así como realizar diferentes acciones con ellos. Ésta contiene un menú lateral con diferentes opciones:

2.5.1. Buscar

Este submenú permite la búsqueda de registros y contiene diferentes opciones:

• Todos los registros: aquí podemos realizar una búsqueda por diferentes criterios (autor, categorías, editoriales, etc.).
• P. Periódicas: permite realizar una búsqueda de las publicaciones periódicas por dos criterios: título e ISSN.
• Últimos registros: muestra los últimos registros introducidos y permite su edición.
• Predefinidas: permite la gestión de las búsquedas predefinidas.

2.5.2. Documentos

Este submenú contiene opciones que permiten gestionar los documentos. Éstas son:

• Nuevo registro: permite el alta de nuevos registros.
• Tejuelo-Etiquetas: aquí podemos imprimir las etiquetas de diferentes ejemplares (videotutorial).
• Tejuelo-Etiquetas de una categoría: aquí podemos imprimir las etiquetas de los ejemplares de una categoría.
• Tejuelo-Etiquetas de una clasificación: aquí podemos imprimir las etiquetas de los ejemplares de una clasificación.

2.5.3. Publicaciones periódicas

Ésta contiene opciones para gestionar las publicaciones periódicas. De hecho, las opciones son:

• Nueva publicación periódica: permite dar de alta nuevas publicaciones periódicas.
• Gestión de publicaciones periódicas: permite la edición de las publicaciones periódicas.
• Inscripciones: aquí podemos gestionar las solicitudes de inscripción.

2.5.4. Cestas

Esta pestaña permite la realización de diversas operaciones con las cestas, las cuales son contenedores de publicaciones. Entre las opciones encontramos:

• Gestión: esta opción permite, tanto editar las cestas ya creadas como crear nuevas (videotutorial). Además tiene funcionalidades para gestionar las cestas, los procedimientos y los procesos remotos.
• Marcar: permite la inclusión de elementos, de forma manual, en las cestas (por código de barras o por selección).
• Seleccionar: permite la selección de elementos de las cestas (por código de barras, selección o cesta)
• Acciones: contiene un conjunto de funcionalidades referidas a las cestas como son: vaciar su contenido, transferir contenidos entre cestas, mostrar informes sobre éstas, imprimir tejuelos de una de ellas, exportar su contenido, consultar sus elementos, suprimir sus elementos y reindexar su contenido.

2.5.5. Estantes

Este submenú se encarga de las estanterías virtuales es decir, conjuntos de cestas de registros. Sus opciones son:

• Gestión: permite la gestión de los estantes (edición de los ya existentes).
• Creación: permite la creación de nuevos estantes.

2.5.6. Externo

Este submenú contiene operaciones que se pueden realizar con servidores externos. Concretamente, tenemos dos opciones:

• Z39.50: permite realizar la búsqueda de una obra en los catálogos de otras bibliotecas por los principales criterios de búsqueda.
• Conectores: permite realizar búsquedas más especializadas en catálogos de otras bibliotecas.

2.6. Circulación

La circulacion de documentos de una biblioteca hace referencia al control de los ejemplares y a la comunicación con los usuarios. Por ello, esta pestaña contiene las siguientes opciones:

2.6.1. Circulación

El submenú Circulación contiene las principales operaciones que se pueden realizar, entre ellas tenemos:

• Préstamo: permite realizar un préstamo a un determinado usuario.
• Devolución: permite realizar la devolución de un ejemplar.
• Documentos a tratar: permite ver los préstamos y las reservas sobre un título.
• Grupos de usuarios: permite la gestión de los usuarios por grupos.
• Nuevo usuario: permite dar de alta un nuevo usuario.
• Carnets de usuarios: permite generar el carnet de uno o varios usuarios para su posterior impresión (videotutorial).
• Carnets usuarios migrados NIA: permite generar los carnets para aquellos usuarios cuyo identificador ha sido migrado al NIA.
• Periódicas: permite la gestión de la circulación de publicaciones periódicas.

2.6.2. Cestas

Este submenú contiene opciones para la gestión de las cestas, en concreto tiene las siguientes opciones:

• Gestión: esta opción permite, tanto editar las cestas ya creadas como crear nuevas. Además tiene funcionalidades para gestionar las cestas, los procedimientos y los procesos remotos.
• Colecta: permite la inclusión de elementos, de forma manual, en las cestas (por código de barras o por selección).
• Apuntar: permite la selección de elementos de las cestas (por código de barras, selección o cesta).
• Acciones: contiene un conjunto de funcionalidades referidas a las cestas como son: vaciar su contenido, transferir contenidos entre cestas, editar su contenido, enviar su contenido por correo electrónico, realizar acciones y suprimir sus elementos.

2.6.3. Ver

Este submenú se utiliza para visualizar los datos de cualquier documento. En concreto, posee dos opciones: Ejemplar por código de barras, que permite buscar por éste y Documento por título/autor, que permite buscar por diferentes campos.

2.6.4. Reservas

El submenú Reservas permite gestionar las reservas de la biblioteca. Sus opciones son:

• Actuales: permite visualizar las reservas existentes y filtrarlas para su gestión (videotutorial).
• Pasadas: permite visualizar las reservas pasadas que no han sido canceladas y se ha pasado el período de validez.
• Doc. para ordenar: muestra los documentos reservados y apartados cuya reserva ha sido suprimida.
• Para procesar: permite visualizar las reservas existentes y filtrarlas para su gestión (en rojo se indica si hay algo pendiente).